Üye Toplantıları İşleyiş Prosedürü

1. Amaç:

• Bu prosedür; Bu prosedür, dernek üyelerinin bir araya gelerek kaynaşması, görüş alışverişinde bulunması ve dernek faaliyetlerine katkı sağlaması amacıyla yapılan rutin ve olağanüstü genel üye toplantılarının düzenlenmesine ilişkin esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam:

• Bu prosedür; MUGEP İş İnsanları Derneği  üyelerinin tamamını kapsar

3. Açıklamalar ve Uygulama Esasları

3.1. Toplantıların Düzenlenmesi

• Dernek üyelerinin tamamının katılımı esasına dayalı genel üye toplantıları, yönetim kurulunun kararıyla düzenlenir.
• Toplantılar;
   - Rutin toplantı (en geç sekiz ila on hafta içinde bir kez),
   - Olağanüstü toplantı (ihtiyaç halinde herhangi bir zamanda) çağrısıyla yapılır.

3.2. Toplantı çağrısı ve Bildirimi

• Rutin toplantılar, toplantı tarihinden en az 5 gün önce yazılı, dijital veya sözlü bildirimle duyurulur.
• Olağanüstü toplantılar ise en az 1 gün önce bildirilerek yapılabilir.
• Bildirimlerde toplantının yeri, tarihi, saati, süresi ve gündemi açıkça belirtilir.

3.3. Katılım ve Mazeret Bildirimi

• üyeler toplantılara katılmakla yükümlüdür.
• Katılamayacak olan üyeler, toplantıdan önce dernek genel sekreterine yazılı(mail-sms vb) mazerek bildiriminde bulunur.
• üst üste 3 toplantıya mazeretsiz katılmayan üyeler, yönetim kurulunca değerlendirilir ve gerekli görülürse yazılı uyarı yapılır.

3.4. Toplantı Yönetimi ve Tutanak Düzeni

• Toplantılar, yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği bir başkan yardımcısı & yönetim kurulu üyesi tarafından yönetilir.
• Toplantılarda görüşülen konular ve alınan kararlar, Toplantı Tutanağı ile kayıt altına alınır.
• Toplantı tutanağı, toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanarak dernek arşivine kaldırılır.

3.5. Alınan Kararların Bildirilmesi

• Toplantılarda alınan kararlar, gerektiğinde üyelere ve ilgililere bildirilir.
• Dernek dışı kurum ve kişileri ilgilendiren kararlar ise yönetim kurulunun onayı ile gerekli yerlere iletilir.

3.6. üyeleri Bağlayıcılığı

• Bu toplantılar, dernek mevzuatı kapsamındaki zorunlu genel kurullar dışında yönetim kurulu çağrısıyla yapılır.
• MUGEP İş İnsanları Derneği Yönetim Kurulu’nun kararıyla oluşturulan iç yönetmelik ve dokümantasyon gereği tüm üyeler bu toplantılara katılmak ve alınan kararlara riayet etmekle yükümlüdür.

4. Yürürlülük

• Bu prosedür, MUGEP İş İnsanları Derneği Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yönetim kurulu gerekli gördüğü ve bazı istisnai durumlarda prosedürüm bazı adımları için oy birliğiyle esneklik sağlayabilir.